Over het team
Team Deelnemerscoördinatie kun je beschrijven als een online servicedesk voor (potentiële) deelnemers. Het team bestaat uit zo’n 20 vrijwilligers en is samen met het team Alpe d’HuZus onderdeel van het cluster Deelnemers. Behalve online zijn wij aanwezig op de Alpe d'HuZes-dagen in Nederland en tijdens de week in Frankrijk. Voor het team zijn wij op zoek naar een teamleider.
Wat ga je doen?
Gedurende het hele jaar beantwoorden wij vele duizenden e-mails met allerlei vragen over alles wat te maken heeft met deelname. Denk hierbij onder andere aan inschrijving, (team)kleding, donaties en actiepagina’s.
De werkzaamheden in de mailbox gaan het hele jaar door. Natuurlijk zijn er pieken in drukte. Bijvoorbeeld in oktober als de inschrijvingen starten, eind januari richting de sluitingsdatum voor het bestellen van de koerskleding en de weken voorafgaand aan de koersweek. Maar er zijn zeker ook rustige periodes. Zelfs in de drukste periodes reageren we in ieder geval binnen 48 uur, vriendelijk en professioneel. Wij hebben daarmee de afgelopen jaren bij de deelnemers een goede reputatie opgebouwd en daar zijn we trots op!
Tijdens de 3e Alpe d'HuZes-dag zorgen wij dat deelnemers hun koerskleding krijgen. En tot slot zorgen wij – in Frankrijk - dat iedere deelnemer een startnummer krijgt.
Als teamleider werk je samen met het team om o.a. de mailbox bij te houden. Verder stuur je het team aan. Dit doe je gedurende het jaar, maar ook tijdens drie Alpe d'HuZes-dagen en tijdens de koersweek in Frankrijk. Samen met de Cluster Coördinator Deelnemers en ook de teamleden worden taken onderling verdeeld.
Wat vragen we van je?
- Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als verbaal. Je hebt een goed inlevingsvermogen en tact. Emoties kunnen soms hoog oplopen. Bijna alle deelnemers hebben immers een verhaal als motivatie om mee te doen aan Alpe d’HuZes. Blijdschap, verdriet, frustratie, dankbaarheid, irritatie maar ook onbegrip kunnen voorkomen. Je moet hiertegen bestand zijn.
- Je bent een teamspeler en hebt er plezier in om met het team verder te ontwikkelen.
- Je bent digitaal vaardig. In ieder geval in Outlook, Excel en Word, maar bent ook in staat om je snel te bekwamen in andere digitale systemen.
- Je bent bekend met Alpe d’HuZes. Het is een pre als je al eens hebt deelgenomen aan Alpe d’HuZes of Alpe d’HuZus, vrijwilliger geweest bent of je bent op een andere manier betrokken (geweest).
- Je bent meerdere uren per week beschikbaar verdeeld over een aantal dagen, om de bezetting in de mailbox te waarborgen. Omdat we met een team werken, hoef je niet altijd beschikbaar te zijn, maar het is wel fijn als je meerdere keren per week een tijdje mails kunt beantwoorden. Als teamleider hou je ook een oogje in het zeil en stuurt daar waar nodig bij.
- Je bent beschikbaar voor de Alpe d'HuZes-dagen (incl. het hele weekend van de 3e Alpe d'HuZes-dag) én tijdens de koersweek in Frankrijk. Voor data zie agenda.
- Je bent het aanspreekpunt voor andere teams binnen de organisatie voor het team. Daarvoor woon je o.a. regelmatig het TLO (Teamleidersoverleg) bij en levert daar je input. Tevens onderhoud je tussendoor ook contact met andere teams als er vragen zijn. Ook organiseer je regelmatig een teamoverleg.
- Je overlegt regelmatig met de Cluster Coördinator Deelnemers. Je kijkt samen met hem wat er speelt en wat er nodig is, bijvoorbeeld over de website en de inschrijving. Kennis van het bouwen van websites is niet nodig. Dit wordt door een externe partij verzorgd. Communicatie met deze partij is in het Engels.
Iedereen die zich inzet voor Alpe d’HuZes doet dat voor 100% op vrijwillige basis, zonder enige vergoeding. En als vrijwilliger regel je ook zelf je reis naar Frankrijk en je verblijf daar tijdens de koersweek.
Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.
Interesse?
Voor nadere informatie en sollicitatie: mail naar HRM@alpedhuzes.nl
Meer informatie over Alpe d’HuZes: www.opgevenisgeenoptie.nl
